煩雑な社宅管理は代行に任せましょう

社宅というとどのような形態を思い浮かべるでしょうか。会社の敷地内に建てられた集合住宅を思い浮かべる人も少なくないでしょう。社宅制度自体は今も人気の制度ですが、会社の敷地内に住居を建て、居住する「社有社宅」を導入する企業は少なくなっています。近年は民間のアパート等賃貸物件を借りる「借り上げ社宅」が多数を占めています。

従業員数が多く規模の大きい企業であれば、アパートを丸ごと1棟借り上げることもありますが、そのようなケースは稀で、通常の賃貸契約と同じように、1つ1つの部屋に法人契約をして長期的に利用することがほとんどです。これにより、「職場の人間関係をプライベートに持ち込みたくない」と考え、社宅の利用を躊躇う従業員も利用しやすくなりました。

社宅は従業員にも経営陣にもメリットがある、まさにウィン-ウィンの制度です。しかしメリットばかりではありません。個人情報が多く含まれるため、管理は慎重に行わなくてはならない点、守るべき法律が様々であり、法律に習熟しているスタッフが求められるなど、外部の手を借りず、社内のみで完璧に管理を行うことは至難の業です。社宅管理の担当者がその業務にのみ注力できるのならば話は変わりますが、そのような余裕はない企業の方が多いでしょう。

実は、社宅管理は専門業者に管理を代行してもらうことが可能です。「社宅管理は90%以上外注しても問題ない」と主張する人もいます。依頼する範囲にもよりますが、代行を利用すれば社宅に関する業務量がぐっと減るため、今まで管理業務を行っていた人的リソースを他の業務に振り分けることも可能です。

とはいえ、社宅の管理には従業員の個人情報に触れる必要があります。信頼のおける業者でなければ代行を依頼することをためらってしまうでしょう。

ここをチェック!信頼できる代行業者とは?

代行業者は数多くあるため、どこに依頼すれば良いか悩んでしまうでしょう。個人情報を扱う関係上、万が一にも情報漏洩等の事故を起こさない業者を選ぶ必要があります。では、信頼できる業者はどのように見つけるのでしょうか?いくつかのチェックポイントがあります。

<導入実績が豊富>
導入数が多いということは、それだけ多くの企業と取引をしているということです。数が多ければ良い、と単純に決めつけることはできませんが、一定以上の信頼があると判断できるでしょう。

また、事例の詳細を記載している場合は対応に幅があるか確認しましょう。様々な対応・提案を行っていれば、自社にマッチした管理やプランの提案が行われる可能性が高まります。

<プライバシーマークを取得している>
プライバシーマークは、個人情報の取り扱いが適切である事業者に付与されるマークです。事業者が勝手に名乗ることはできず、一般財団法人日本情報経済社会推進協会から認定される必要があります。第三者から情報の取り扱いが適切であると保証されるのですから、信頼性があります。

<料金が相場の範囲内>
社宅の管理は直接利益を出す業務ではないため、コストカットを考えて最も最安値を提示した業者に依頼したくなります。しかし、安さにはそれなりの理由があります。個人情報や機密情報が流出した場合、コストカットで削減した経費の数倍以上もの賠償金を支払う必要が発生します。企業の信用も落ちるでしょう。万全を期すためにも、複数の業者の見積もりを取り、あまりにも高い/安い場合はその業者は利用しないほうが良いでしょう。

社宅管理代行サービス
NTTグループの社宅管理代行サービス「テンタエース」なら安心して依頼できる

以上3点を加味すると、こちらの社宅管理代行業者がおすすめです。こちらはNTTグループのグループ会社です。知名度が抜群にあり、プライバシーマークを取得していることから信頼性は抜群です。導入事例に関する記事が複数用意されている点も見逃せません。

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