印刷コスト削減のためのペーパーレス化で作業効率が低下。その理由は?

印刷コスト削減の観点から、ペーパーレス化を進めようと考えている企業は多いことでしょう。確かに、ペーパーレス化には用紙代やインク代の削減といったメリットがあります。書類や資料など、文書を印刷する機会が多い企業ほど、ペーパーレス化することによって受けられる恩恵は大きくなります。しかし条件次第では、ペーパーレス化によって却って作業効率が低下するといった危険性があります。

ペーパーレス化で作業効率が下がるのはなぜか

印刷コスト削減のためのペーパーレス化で作業効率が低下。その理由は?

ペーパーレス化を進めると、これまでは紙で確認していた内容を、パソコンなどのモニタで確認することになります。紙の場合、情報量が多くてもサイズの大きな用紙を使えば、文字サイズを変更しなくても一目で情報を確認できました。複数の用紙に内容がまたがったとしても、ホワイトボードやデスクなどのスペースがあれば用紙を並べて、内容を確認することが可能です。

モニタの場合も、多くの情報を映したい場合は相応に大きなサイズのモニタが必要です。一般的な企業では、個人で使用するのはノートパソコンサイズのモニタなので、大きなサイズのモニタが用意されている企業ばかりではありません。小さなモニタに内容を縮小して映すことはできますが、文字サイズが変わるので、場合によっては見づらくなるでしょう。そのサイズ内に収まる以上の情報を確認する時は、用紙のほうが確認しやすいです。このように、ペーパーレス化するならば、まず環境が整っていることが大前提となります。

環境だけではなく、パソコンをはじめとしたコンピューターに慣れている社員がどれだけいるかも大きく関わります。コンピューターに不慣れな社員が多いと、モニタに文書の内容を映すだけでも苦労します。データの管理も難しく、場合によっては誤ってデータを消してしまい、問題になりかねません。

以上のように環境が整っていない場合や、社員のスキルが不足している場合等、ペーパーレス化を進めることによって作業の効率が低下する可能性が考えられます。ペーパーレス化を進めるのではなく、別の方法によって印刷コストを削減することが望ましいです。

ペーパーレス化せずに印刷コストを削減するには

自社ではまだペーパーレス化を進めるべきではないと感じた時、他にはどのようにして印刷コストを削減すれば良いでしょうか。

もっとも簡単なのはインク(トナー)を変更することです。現在、メーカー純正品のトナーを使用している場合、これをリサイクルトナーに変更するだけで、大幅な印刷コスト削減に繋がります。

リサイクルトナーは、空になったカートリッジに新しくトナーを詰め替えたものです。このため純正品よりも、格段に低価格で購入できます。製品によっては、純正品の約1割の価格で購入できるものもあります。

リサイクルトナーを使用する時は、必ずサポートが充実している店舗から購入しましょう。品質に優れたリサイクルトナーを取り扱っているテクノマートならば、1年の品質保証や不具合時の交換補償、プリンター本体補償が用意されているので、安心して購入できます。

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