テレワークを導入するために気を付けるべきこと

皆さんは「テレワーク」や「リモートワーク」にどのようなイメージを抱いていますか?今の情勢を鑑みると、新型コロナウイルスの拡大防止を食い止めるために政府が推奨していた、ということを思い浮かべる方が多いでしょう。ほかにも、2018年6月に成立し、2019年4月から適用が開始された働き方改革でも推進されています。

テレワークは、満員電車の緩和や拘束時間の短縮などさまざまなメリットがありますが、そのメリットをすべて享受するためには事前の準備が必要です。1日でオフィスを構えて仕事をし始めることが困難であるように、1日でテレワークを行える準備をし、仕事を開始することは現実的ではありません。

では実際にテレワークを活用し、会社全体の生産性を上昇させるためにはどのようなことに気を付けるべきなのでしょうか?特に重要な2点をご紹介しましょう。

安全なセキュリティの担保

真っ先に考えるべきは、セキュリティの担保です。オフィスを構えて仕事をする場合は、重要ファイルは社内ネットワークにのみ保存するという方法がとれますが、社外から社内ネットワークにアクセスするためには、少々複雑な手段をとらなくてはなりません。

具体的に言うと「VPN(バーチャル・プライベート・ネットワーク)」という専用のネットワークシステムを構築する必要があります。身近な例でいえば、送信データを暗号化していない公共Wifiを安全に利用するためにVPNサービスを利用することもあります。VPNを敷設し、社外からも社内情報にアクセスできるようにしたら、アクセスする端末の安全性を確認しましょう。

日本人は世界でも類を見ないほど情報端末が広く一般的に流通しています。一方で「情報セキュリティ」に対する意識が低く、普段利用するパソコンにはアンチウイルスソフトを入れていない、という人も見られます。そのようなウイルスのるつぼのようなパソコンには絶対にアクセスさせてはいけません。VPNを使って安全に情報をやり取りできるようにしても、情報をやり取りする端末そのものがウイルス汚染をされていたら意味がないことは言うまでもないことです。

テレワークやリモートワークを解禁する前に、一度、情報セキュリティに関する正しい情報を取得する必要があります。たとえばこちらのコラムは、情報セキュリティ対策のプロが執筆した文章で、情報セキュリティの門外漢が読んでも大まかな内容が理解できるように配慮されています。一読すれば、情報セキュリティに関する基本的な考え方を理解できるでしょう。

勤務時間の管理

誰が、どの程度労働したか客観的に計測するために、タイムカードシステムを導入するようにしましょう。近年はパソコンの電源を入れた時間から切った時間を自動的に打刻するシステムも打刻漏れがなく人気です。

これらは、システム開発を専門とするエンジニアに依頼しましょう。ITエンジニアは大別すると2つあり、保守点検・管理を行うエンジニアとシステムやアプリケーションを開発するエンジニアです。ITエンジニアに興味がないと「SEやプログラマなら、どっちもできるよね?」と思ってしまいがちですが、双方は似て非なるものです。社内にITエンジニアがいたとしても、必ずスキルを確認してから話を通すようにしましょう。

テレワークを導入する場合には、セキュリティの担保と労働時間の透明化が必要不可欠です。これから制度の導入を考えている企業も、すでに導入した企業も、いま一度この2点を確認することをおすすめします。

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